Llevar el control de asistencia de una PyME puede parecer fácil, ya que sus equipos suelen ser pequeños. Pero a medida que la empresa crece, también aumentan los atrasos, las ausencias, los turnos y las horas extras que necesitas gestionar.
Cuando toda esta información se encuentra repartida entre planillas, registros manuales o distintos documentos, revisar la asistencia puede convertirse en una tarea que te toma más tiempo del necesario.
La buena noticia es que ordenar este proceso no tiene por qué ser tan complicado. En esta guía te mostramos cómo comenzar a llevar un mejor control de asistencia y qué considerar si estás pensando digitalizarlo.
¿Cómo llevar el control de asistencia de una PyME?
No necesitas comenzar con un sistema supercomplejo. Lo importante es lograr establecer un sistema claro que se adapte a las necesidades de tu empresa.
1. Define qué información necesitas registrar
Antes de elegir un sistema de control de asistencia, identifica qué datos necesitas gestionar dependiendo de las características de tu PyME:
- Hora de entrada y salida.
- Atrasos.
- Ausencias.
- Horas extras.
- Horarios.
- Turnos.
Definir esto te permitirá saber qué necesitas realmente de una herramienta de asistencia. Además también es importante considerar quién será responsable de revisar y administrar dicha información.
2. Elige cómo realizar las marcaciones
Ya que sabes qué información necesitas, debes definir cómo los trabajadores registrarán su asistencia. Hay muchos tipos de alternativas: registros manuales, planillas o sistemas digitales de asistencia.
Un sistema digital, como Asispass, te permite registrar las marcaciones y almacenarlas de manera automática, reduciendo una parte del trabajo manual asociado al proceso. La clave está en elegir una alternativa que sea simple tanto para el trabajador cómo para el empleador.
3. Centraliza los registros
Uno de los principales problemas de llevar la asistencia de forma manual es que la información puede terminar repartida en diversos lugares. Una planilla para algunos trabajadores, otra para un turno diferente y quizás hasta mensajes o correos para informar modificaciones.
Esto es especialmente útil para las PyMES, donde una misma persona puede encargarse de distintas tareas administrativas y necesita una forma eficaz y rápida de acceder a la información.
4. Establece una rutina de revisión
Registrar las marcaciones es solo una parte del proceso. También es importante revisar periódicamente los registros. No necesariamente debes hacerlo a diario, pero mantener una revisión constante te ayudará a evitar que los problemas se acumulen y a tener la información ordenada cuando la necesites.
¿Control manual o Software de asistencia?
La elección depende de las necesidades de cada empresa. Un registro manual puede ser una alternativa sencilla para comenzar, pero requiere de alguien que se encargue de revisar los datos, mantener la información actualizada y corregir posibles errores.
Con un software de asistencia, parte de estas tareas pueden gestionarse desde una plataforma digital.
La pregunta no es únicamente qué método conviene más, sino cuánto tiempo y esfuerzo te toma actualmente gestionar la asistencia de tu equipo.
¿Cuándo conviene digitalizar el control de asistencia?
No existe un número específico de trabajadores que determine cuándo una PyME debe utilizar un software. La mejor manera de determinarlo es observando cómo funciona actualmente el proceso y si realmente es óptimo para tu empresa.
Si para gestionar la asistencia necesitas corregir información manualmente, revisar constantemente planillas o buscar datos en diversos lugares, probablemente sea el momento de evaluar una alternativa digital.
También puede ser una buena opción si tu empresa:
Digitalizar este proceso no significa hacerlo más complejo. La herramienta adecuada debe ayudarte a ordenar la información y disminuir las tareas manuales.
¿Qué debería tener un software de asistencia para una PyME?
Antes de elegir una herramienta, es importante revisar si sus funciones responden realmente a las necesidades de tu empresa.
Algunos aspectos que puedes considerar son:
Registro de asistencia
Debe permitir realizar y almacenar las marcaciones de los trabajadores de forma sencilla, tanto para los trabajadores como para la persona encargada de gestionarla.
Gestión de horarios y turnos
Si tu PyME trabaja con distintos tipos de jornadas, contar con herramientas para organizarlas puede facilitar la administración.
Consulta de información
La persona encargada debe poder acceder rápidamente a los registros sin tener que indagar entre diversas fuentes.
Información centralizada
Todos los registros deberían estar disponibles desde un mismo lugar para facilitar su consulta.
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