El libro de asistencia puede parecer una forma sencilla de registrar la jornada laboral, pero cuando la gestión depende de registros en papel el proceso puede volverse mucho más complejo de lo necesario. Lo que comienza como una manera práctica de registrar la asistencia puede terminar generando información dispersa y más trabajo para RRHH.
En una PyME quizás estas situaciones parezcan fáciles de manejar. Pero a medida que aumenta el número de trabajadores, aparecen distintos turnos o simplemente hay más información que revisar, mantener un registro de asistencia al día puede convertirse en una tarea mucho más compleja de lo que debería.
Estos son tres de los problemas más frecuentes que suelen aparecer cuando el control de asistencia todavía depende de procesos manuales.
1.Llevas tus registros en papel
El libro de asistencia tiene una ventaja evidente: es muy accesible y fácil de implementar. No necesitas más que un libro, un lápiz y listo. Pero lo que en un principio parece simple puede convertirse en un problema cuando Recursos Humanos necesite trabajar con la información que queda registrada.
Por otro lado el registro queda sujeto a la escritura y honestidad de cada trabajador: horarios anotados a mano, firmas, correcciones y un montón de páginas que deben mantenerse ordenadas. Y basta con que un dato esté incompleto o sea complejo de leer para que una revisión que debería ser rápida termine requiriendo horas de trabajo.
Y si además existen distintos trabajadores, varios días y diferentes jornadas que atender, el problema deja de ser una firma ilegible puntual y pasa a ser la forma en la que se gestiona toda la información.
El papel también dificulta encontrar la información
Otro punto importante es la consulta de los registros.
Cuando la información se encuentra en un documento físico, conseguir un dato en específico significa buscarlo dentro del registro correspondiente. Y si necesitas revisar varias páginas, comparar horarios o detectar un patrón de atrasos, la tarea se vuelve todavía más tediosa.
Esto también puede llegar a complicarse cuando la empresa tiene más de una sucursal de trabajo o necesita llevar los registros de diversos equipos. Si bien el libro cumple su función de llevar un registro, no está pensado para analizar toda la información que contiene.
Y es ahí donde aparece otra diferencia importante: registrar la asistencia es una cosa; gestionar esa información de manera eficaz es otra.
2.WhatsApp también termina siendo parte del registro
Aquí es donde el registro de asistencia puede empezar a convertirse en un verdadero rompecabezas. Porque el libro no siempre te cuenta toda la narrativa.
Si un trabajador llegó tarde, pero avisó por WhatsApp. Otro no pudo registrar su salida y mandó un mensaje. Alguien tuvo que retirarse antes y se lo informó directamente a su jefe.
Es ahí cuando, Recursos Humanos tiene que juntar información que está repartida entre distintos lugares:
Libro de asistencia + WhatsApp + mensajes + lo que alguien recuerda
Y el problema no es utilizar WhatsApp para comunicarse en caso de alguna falta o emergencia. El problema aparece cuando un canal de comunicación termina complementando un registro que debería ser ordenado y claro.
¿Qué pasa cuando necesitas comprobar qué ocurrió?
Supongamos que un trabajador aparece con un registro de entrada a las 09:15, pero asegura que ese día llegó a las 09:00 y que avisó por WhatsApp que tuvo un problema con el registro. Ahora toca buscar el mensaje.
¿En qué conversación estaba?, ¿a qué hora lo envió?, ¿avisó a su jefe o a otra persona?, ¿el mensaje quedó registrado, ¿alguien respondió?
Ahora imagínate este problema multiplicado por diversas personas, turnos o situaciones diferentes durante el mes. WhatsApp es una excelente herramienta, sin embargo no debería ser parte del control de asistencia de tu empresa.
Cuando la información que debería estar centralizada termina dispersa entre conversaciones, audios y mensajes, reconstruir qué ocurrió ya no solo depende del libro de asistencia, sino que ahora deberás revisar distintas fuentes cada vez que aparece una duda.
El resultado es que Recursos Humanos no solo administra la asistencia. También termina haciendo de detective para encontrar la información.
3.Revisas los registros a mano
Este es el punto donde todos los problemas anteriores terminan juntándose. Porque tener un libro de asistencia no significa solamente llevar registros. Siempre habrá alguien detrás que tenga que revisarlos.
Al llegar fin de mes, Recursos Humanos puede necesitar comprobar horarios, identificar atrasos, revisar faltas, calcular horas de trabajo y revisar las horas extra. Cuando parte de esta información está en papel y otra parte está en WhatsApp, primero hay que reunirla. Y es ahí cuando comienza la revisión, página por página, trabajador por trabajador, día por día.
El problema no es solo el tiempo
La pérdida de tiempo no es el único problema que hay en este sistema. No hay que pasar por alto que revisar registros manualmente también aumenta la probabilidad de pasar por alto algún dato.
Cuando una sola persona debe analizar una gran cantidad de información repetitiva, detectar una diferencia pequeña puede ser más complejo. Una hora mal anotada, una salida que no aparece o alguna hora extra que no fue considerada puede quedar escondida entre muchas otras entradas.
Además, mientras más grande sea el equipo de trabajo, más información debe procesarse. Por eso, el desafío no es solamente “revisar el libro”. Es transformar todos esos registros en información que sirva a la hora de gestionar la jornada laboral de tus trabajadores.
El hacerlo manualmente significa que parte del trabajo de Recursos Humanos sigue perdiendo tiempo en revisar, comparar y calcular información que podría estar mucho más centralizada.
¿Qué tienen en común estos tres problemas?
Aunque parecen situaciones totalmente distintas, en realidad estas se encuentran totalmente conectadas.
- Primero, toda la información se registra a mano y lápiz.
- Después, cuando algo queda mal registrado o se necesita una explicación, WhatsApp empieza a complementar ese registro.
- Y finalmente, alguien tiene que revisar y organizar manualmente toda esa información para poder saber qué ocurrió.
El resultado de todo esto es un proceso fragmentado en el que RRHH debe preocuparse no solo de gestionar a las personas, sino también de encontrar la información entre distintos tipos de registros.
Digitalizar el control de asistencia puede cambiar ese proceso
La digitalización del control de asistencia permite centralizar los registros y facilitar su consulta, evitando depender de diversas fuentes para reconstruir lo que ocurrió durante una jornada laboral.
Con Asispass, las empresas pueden gestionar de manera 100% digital la asistencia de sus trabajadores y acceder a la información de manera más ordenada, disminuyendo las tareas manuales asociadas al registro y revisión.
Porque si Recursos Humanos debe revisar un libro, buscar un WhatsApp y después hacer los cálculos manualmente para entender qué pasó, quizás el problema no está en las personas. Está en el sistema que están usando para registrar su asistencia.
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